La guía básica de costos y presupuestos de un restaurante

Los costos de un restaurante pueden dividirse en fijos (alquileres y salarios) y variables (insumos). El presupuesto debe considerar todos los costos y los ingresos esperados para un periodo, con previsiones realistas para la planificación y la gestión del establecimiento. ¡Saber más!

No importa lo deliciosa que sea la comida de tu restaurante, sin una buena gestión, corres el riesgo de fracasar en los primeros años. Por eso, entender las mejores prácticas para administrar costos es vital para poder planificar un buen presupuesto.

Dentro de estas prácticas se encuentran muchas acciones que puedes comenzar ahora mismo, desde utilizar las herramientas adecuadas hasta confiar en cocinas ocultas para optimizar los recursos de tu negocio.

Si tienes dificultades para administrar financieramente tu emprendimiento gastronómico, has llegado al lugar adecuado. Aquí te enseñaremos a planificar un presupuesto, calcular tus ganancias y hasta estrategias para reducir tus costos.

¿Por Qué Controlar los Costos y Presupuestos de tu Restaurante?

La industria gastronómica es altamente competitiva y opera con márgenes de ganancia estrechos. Por lo tanto, comprender y controlar los costos y presupuestos es crucial para la supervivencia y el éxito de un restaurante. 

Algunas razones para comenzar a trabajar en esta área de tu empresa son:

• Maximizar las ganancias al identificar y reducir costos innecesarios es una estrategia fundamental. Esto implica optimizar el uso de recursos y evitar el desperdicio, lo que contribuye directamente a mejorar la rentabilidad del negocio.
• Permite anticiparse a posibles problemas financieros y tomar medidas preventivas adecuadas. Esto ayuda a mantener la estabilidad financiera del restaurante y a evitar situaciones difíciles en el futuro.
• Al controlar tus gastos puedes optimizar la rotación de personal y la productividad del equipo. Al asignar eficientemente los recursos humanos y mejorar los procesos operativos, se puede aumentar la eficiencia y reducir los gastos laborales.
• Ayudar a identificar áreas de mejora en los procesos operativos del restaurante es otro beneficio clave de entender y controlar los costos.

En resumen, la rentabilidad de un restaurante no solo depende de aumentar las ventas, sino también de controlar eficientemente los costos. Por esta razón, invertir tiempo y esfuerzo en esta área puede generar grandes beneficios a largo plazo y asegurar el éxito del restaurante en un mercado competitivo.

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¿Cuáles son los costos de un restaurante?

Los gastos de un restaurante pueden variar dependiendo del tamaño del negocio, ubicación y tipo de cocina. Por eso, es fundamental realizar un análisis detallado de los costos fijos para determinar su impacto en la rentabilidad del restaurante y tomar medidas para controlarlos de manera efectiva.

Costos fijos en un restaurante

Los costos fijos en un restaurante son aquellos que deben pagarse independientemente del volumen de ventas. Estos gastos son esenciales para mantener la operatividad del negocio y representan una parte significativa del presupuesto mensual. Algunos ejemplos de costos fijos comunes incluyen:

• Alquiler del local
• Salarios del personal 
• Servicios públicos
• Impuestos y tasas
• Seguros 
• Amortización de activos 
• Mantenimiento y reparations
• Marketing y publicidad 
• Costos variables

Costos variables

Son aquellos que fluctúan en función del volumen de ventas o producción de un restaurante. En otras palabras, aumentan o disminuyen a medida que se venden más o menos platos. 

Estos costos son esenciales para la operación del restaurante, ya que permiten cubrir los gastos relacionados con la producción de cada plato.

Algunos ejemplos de costos variables de un restaurante son:

• Alimentos y bebidas
• Mano de obra
• Servicios públicos (como luz y agua)
• Empaques y suministros
• Marketing y publicidad
• Comisiones de plataformas de delivery 

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3 métodos para calcular y analizar los diferentes costos operativos

Para calcular los costos operativos de un restaurante, se pueden utilizar los siguientes métodos:

1. Costeo por absorción

Este método asigna todos los costos operativos, tanto fijos como variables, a los platos que ofrece el restaurante. Es el método más tradicional y se utiliza para determinar el costo total de producción de cada plato.

2. Costeo variable

En este se trata de asignar los costos variables a los platos. Los costos fijos se consideran como un gasto del período y no se asignan a los platos. Este método es útil para la toma de decisiones a corto plazo, ya que permite determinar el margen de contribución de cada plato.

3. Costeo basado en actividades (ABC) 

Aquí se consideran los costos operativos a los platos en función de las actividades que se necesitan para producirlos. Es más preciso que los dos anteriores, pero también es más complejo y requiere más información.

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¿Cómo calcular el presupuesto de un restaurante?

El primer paso para calcular tu presupuesto es realizar un análisis exhaustivo del estado actual de tu restaurante. Puedes comenzar con un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), complementado con datos sobre el mercado y tus clientes.

Después del análisis, puedes proceder con la planificación y la enumeración de tus costos fijos. Algunos elementos esenciales que no pueden faltar en el presupuesto de tu restaurante son:

• Marca e imagen comercial: Este aspecto es crucial para diferenciarte de otros establecimientos. Asegúrate de incluir todo lo necesario para transmitir correctamente la identidad de tu restaurante.
• Renta e instalaciones del local: Encuentra un equilibrio entre la mejor ubicación y un precio adecuado que puedas mantener a largo plazo. La renta es un costo operativo constante que debe ser considerado siempre. Además, asegúrate de revisar las instalaciones para realizar todas las adecuaciones necesarias, como servicios de agua, luz y gas, entre otros.
• Equipos de cocina: Los costos de los equipos de cocina varían según el tipo de comida que planees servir y la cantidad de demanda que esperes cubrir. Asegúrate de incluir estos costos en tu presupuesto.
• Mobiliario: Considera los muebles de cocina necesarios para el funcionamiento eficiente de cada equipo. Por ejemplo, las cocinas ocultas pueden ser una opción ventajosa, ya que vienen equipadas con todo lo necesario para comenzar a trabajar a un precio más accesible.
• Nómina: Calcula el personal necesario para el funcionamiento de tu establecimiento, desde el chef hasta los ayudantes de cocina, pasando por los cajeros y los meseros.

No olvides incluir una estimación de tus ganancias, es decir, cuánto esperas ganar por las ventas realizadas en el año.

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¿Cómo calcular el margen de ganancia y evaluar la rentabilidad del restaurante?

Para garantizar la sostenibilidad de un negocio, es crucial que este genere ganancias, es decir, que las entradas de dinero sean mayores que las salidas. Además de cubrir los costos fijos, debe haber un excedente para reinvertir en futuros proyectos y, por supuesto, para proporcionar un salario para los propietarios.

Una forma de calcular esto es a través del margen de ganancia bruto y el margen de ganancia neto.

Margen de ganancia bruto

Este indicador mide la rentabilidad de la operación principal del restaurante, sin considerar otros gastos como alquiler, mano de obra o marketing. Se calcula utilizando la siguiente fórmula:

((Ventas – Costo de los bienes vendidos) / Ventas) x 100

Margen de ganancia neto

Este indicador se encarga de medir la rentabilidad general del restaurante, teniendo en cuenta todos los costos y gastos operativos. Su fórmula es la siguiente:

((Ingresos totales – Costos totales) / Ingresos totales) x 100

Calculando estos dos indicadores, los propietarios y gerentes pueden evaluar la salud financiera del restaurante y tomar decisiones informadas para mejorar su rentabilidad.

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¿Cómo Establecer una Meta de Ventas Desde la Estructura de Costos del Restaurante?

Antes que nada, es necesario organizar la estructura de costos de un restaurante para, a partir de ahí, determinar cuánto se necesita vender y alcanzar la ganancia deseada.

¿Cómo Organizar la Estructura de Costos de un Restaurante?

La estructura de costos del restaurante debe obtenerse a partir de las ventas netas del establecimiento (aquellas que excluyen impuestos). Luego, se deben descontar los costos de insumos (ingredientes y alimentos en general), los costos de mano de obra y los demás gastos operativos.

Es crucial tener estos tres tipos de costos bien documentados para entender cuánto representa cada uno del total obtenido a través de las ventas. El valor restante será tu margen de ganancia.

Generalmente, se considera que el costo de insumos debe estar entre el 30% y 35% de los ingresos por ventas. Valores inferiores a esto podrían indicar que hay margen para mejorar la calidad, mientras que valores superiores señalan la necesidad de reducir gastos.

También es importante asegurarse de que la suma de los gastos operativos y de mano de obra no supere significativamente el 50%, ya que esto puede dificultar la gestión del restaurante.

Asumiendo un costo de insumos del 30%, de mano de obra del 30% y de gastos operativos del 25%, entonces sabemos que tu margen de ganancia será del 15% sobre el total obtenido con las ventas.

¿Y Cómo Determinar la Meta de Ventas?

¿Cuáles Son las Mejores Estrategias para Mejorar la Rentabilidad de tu Restaurante?

Ahora que has identificado los errores en la gestión de costos y presupuestos de tu restaurante, es momento de considerar estrategias que puedas implementar hoy mismo para reducir gastos innecesarios. Veamos algunas de ellas:

1. Renegociar contratos

Revise los contratos existentes con proveedores de servicios como alquiler, seguros y servicios públicos, y busque mejores condiciones. Por ejemplo, puede intentar negociar tarifas más bajas o buscar descuentos por volumen de compra. Además, explore la posibilidad de cambiar a proveedores que ofrezcan precios más competitivos sin comprometer la calidad de los productos o servicios.

2. Optimizar el uso de recursos

Comience a implementar medidas de ahorro de energía y agua, como instalar equipos más eficientes, mejorar el aislamiento del local o promover prácticas de conservación. Las cocinas ocultas pueden ser una opción para alquilar este tipo de instalaciones. Controlar el consumo de insumos es clave para evitar desperdicios y reducir costos.

3. Menu engineering:

Una estrategia de menú engineering consiste en analizar y ajustar el menú para maximizar la rentabilidad. Esto implica eliminar platos poco rentables y promover aquellos con mayores márgenes de beneficio.

4. Evaluación de la necesidad de personal

Ajustar la cantidad de personal según la demanda del negocio puede ayudar a evitar costos innecesarios asociados con salarios y horas extras. Durante períodos de menor actividad, como días laborables más tranquilos, puedes reducir la cantidad de personal programado para trabajar. 

En momentos de mayor demanda, como fines de semana o festividades, es recomendable aumentar el personal para garantizar un servicio eficiente y de calidad. Además, es importante optimizar la gestión del personal existente, asignando tareas de manera eficiente y fomentando la productividad y la motivación del equipo.

5. Uso de tecnología adecuada

Implementar sistemas de punto de venta (POS) puede optimizar la gestión de pedidos, controlar el inventario y analizar datos de ventas para tomar decisiones informadas. El uso de software de gestión financiera facilita el seguimiento de ingresos y gastos, identifica áreas de mejora y optimiza los procesos contables. 

La tecnología también puede mejorar la comunicación interna y externa, agilizando la coordinación entre el personal y mejorando la experiencia del cliente a través de herramientas como reservas en línea o aplicaciones de pedidos móviles.

6. Uso de herramientas y software especializados

Un software de gestión financiera ofrece funciones avanzadas para llevar un seguimiento detallado de los ingresos y gastos del restaurante, incluyendo contabilidad, gestión de inventario, planificación presupuestaria y generación de informes financieros. 

Estas herramientas proporcionan a los propietarios y gerentes una visión completa de la salud financiera del negocio y les permiten tomar decisiones estratégicas para mejorar su rentabilidad.

En Cocinas Ocultas, además de ofrecer un espacio para iniciar tus operaciones, facilitamos toda la tecnología necesaria para tener un negocio próspero, incluyendo sistemas de gestión financiera que ayuden a la administración de costos y presupuesto de tu restaurante.

Lea más: Cocinas Ocultas: la solución para tu negocio gastronómico.

Confía en Cocinas Ocultas para gestionar tu restaurante

Las Cocinas Ocultas, también conocidas como Restaurantes Virtuales, dark kitchens o Cocinas Fantasmas, son una modalidad eficiente para establecer un restaurante, ya que se enfocan exclusivamente en los pedidos en línea, sin necesidad de brindar atención física.

Para cumplir con tus expectativas, solo necesitas contar con un equipo de cocineros talentosos, diseñar una imagen atractiva para tu restaurante, ofrecer los mejores platillos y estar presente en plataformas digitales. Todo esto se logra pagando una mensualidad por el uso de una cocina adecuada a tus necesidades en Cocinas Ocultas.

Olvídate de invertir grandes cantidades en mesas, sillas, personal de servicio o buscar la ubicación perfecta. Con este innovador modelo de negocio, puedes tener presencia en toda la ciudad y realizar una inversión inteligente.

Ahora que conoces los costos y presupuestos de un restaurante, y lo más importante, la manera más inteligente y eficiente de hacer que tu restaurante sea un éxito, te invitamos a programar una visita a Cocinas Ocultas para conocer la solución gastronómica que aumentará la rentabilidad de tu emprendimiento.

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